クラウド経費との連携で実現！全社展開による経費精算のデジタル化

ウォータースタンド株式会社は、全国でウォータースタンド事業を展開し、関東圏ではオフィス向けレンタルサービスも提供しています。同社は経費精算のデジタル化を推進する中で、マネーフォワード クラウド経費との連携を重視してマネーフォワード ビジネスカードを導入しました。現在、リアルカード・バーチャルカード合わせて約90枚のカードを全社に展開し、効率的な経費管理を実現しています。今回は、同社がどのように業務効率化を実現したのか、その背景と成果についてお話を伺いました。

経費精算効率化の課題

「マネーフォワード ビジネスカードを導入する前に課題と感じていたことはありますか？」

弊社は全国各地に拠点があり、従業員の出張も頻繁に発生するため、経費精算の効率化は重要な課題でした。
以前からマネーフォワード クラウド経費を全社で活用し、経費精算のデジタル化に取り組んでいましたが、カード運用面では特定の役職者のみにしかクレジットカードを配布できておらず、経費精算の効率化に限界がありました。

クラウド経費との連携とビジネスカード導入

「マネーフォワード ビジネスカードの導入に至ったきっかけはなんですか？」

マネーフォワード クラウド経費を利用する中で、ビジネスカードのご紹介をいただき、経費システムとの直接連携という点に魅力を感じました。最初は試験的な導入でしたが、使い勝手の良さを実感し、全社展開へと発展していきました。

特に決め手となったのは、経費精算システムとの連携による業務効率化と、カードの利用限度額をすぐに変更できる柔軟性でした。以前使用していた他社のカードと比較して、明細反映の即時性と利便性の高さを実感し、切り替えを決断しました。

ビジネスカード導入で感じたメリット

「マネーフォワード ビジネスカードを導入して、一番よかったことはなんですか？」

カードごとの利用限度額が即時変更できる点が非常に助かっています。また、カード発行自体も迅速に行えるようになり、バーチャルカードも即時発行が可能になったことで、業務の効率が大きく向上しました。

現在では、リアルカード78枚、バーチャルカード11枚を発行し、出張費用や物品購入など、幅広い用途で活用しています。特にバーチャルカードは、事務部門でのネット決済や、定期的な支払いに活用しており、使い分けることで効率的な運用を実現しています。

リアルカードとバーチャルカードの使い分けによる効率化

「マネーフォワード ビジネスカードは主にどのような用途でお使いいただくことが多いですか？」

主な用途は大きく分けて3つあります。まず、出張費用の決済です。飛行機代や新幹線代といった交通費、宿泊費など、高額な支払いが発生する出張関連の経費で多く利用しています。

次に、物品購入での利用です。特にバーチャルカードは、ネット決済や会議用のお弁当の手配など、事務部門での発注に活用しています。リアルカードは各拠点の所属長に配布し、日常的な経費の決済に使用しています。また、Web広告費の支払いにも活用を始めています。ポイント還元も受けられ、経費の可視化と還元メリットの両方を実現できています。

リアルカードとバーチャルカードを使い分けることで、それぞれの用途に応じた効率的な運用を実現しています。バーチャルカードは特に、紛失リスクがなく、ネット決済がメインの部門で重宝されていますね。このように、出張経費から日常的な経費、オンライン決済まで、幅広い用途でカードを活用することで、現金取扱いの削減と経費の透明性向上を実現しています。

柔軟な経費管理体制の実現

「従業員様にカードを持たせるにあたって、会社で設けているルールはありますか？」

月あたりの利用限度額と一回あたりの利用限度額をそれぞれ設定しています。出張が多い部署などは必要に応じて連絡をもらい、柔軟に限度額を変更しています。Webの管理画面やアプリからすぐに変更ができるため、急な出張や高額の支払いにも迅速に対応できています。

また、部署ごとにカードの管理責任者を設定し、使用状況を定期的に確認する体制を整えています。特に出張の多い部署については、より柔軟な限度額設定で運用しています。

　

各方面での運用方法の広がりに期待

「今後マネーフォワード ビジネスカードに期待することはありますか？」

経費精算システムとの連携をさらに強化し、明細の付け合わせ作業の自動化などが実現されれば、より効率的な運用が可能になると考えています。また、現在は還元されたポイントは支払い金額に充当することができる仕組みですが、ポイントの利用用途を拡充するなど、より使いやすくしていただけると嬉しいです。

今後は、Web決済の増加に伴い、還元率の向上なども期待しています。また、締め日と支払いのタイミングの調整など、より柔軟な運用ができるような機能の追加も期待しています。