社内のカード取扱規定を作るコツ！運用ルールを考えよう

ルールを作る前に！検討するポイントは？

法人カードを有意義に使うためには適切なルールを設定することが大切です。法人カード利用のルール設定において主要なポイントを以下に紹介します。

 

誰が使うかを決める

原則として、一枚の法人カードは付与された従業員一人のみが利用できます。一つのカードを複数の従業員で使い回すことは、利用規約違反になる可能性があるので注意してください。

 

何に使うかを決める

どんな用途に法人カードを使ってよいかは、従業員個人の裁量に任せるのではなく、会社で決めておきましょう。例えば、営業であれば外回りに必要な交通費や宿泊費のみ、総務であれば備品購入費飲み、というようにわかりやすく決めることをおすすめします。

 

いくらまで使えるか決める

利用限度額を決めておくことで使いすぎを防ぐことができます。特定の従業員が法人カードを使いすぎると、他の社員が必要な時に使えなくなってしまうことも考えられます。あらかじめ、一人ひとりが使える上限金額を設定しておきましょう。

マネーフォワード ビジネスカードの限度額設定についての詳細はこちら

 

使った際は報告する

法人カードを経費処理システムと連携すると自動的に利用状況が反映されますが、使いすぎ抑制や不正利用防止のためにも、利用した際には口頭や証明書での報告をしてもらうようにするとよいでしょう。利用状況に齟齬があった際も素早く対応できます。

 

どう管理するかを決める

法人カードのルールを決める際には、使い方だけでなくどのように管理するかについても決めておくとよいです。例えば、従業員が法人カードを利用する時だけカードを渡すようにするなどのルールを決めると、トラブルを減らすことができるでしょう。

 

 

法人カード利用のルール違反の例

法人カード利用においてどんなルール違反のケースがあるか紹介します。

 

経費に該当しないものの支払いに使う

利用範囲が定められていなかったり周知されていないことによって、経費に該当しないものも法人カードで支払いをしてしまうということが起こり得ます。気付かないうちにルールを破ってしまうことのないように、どこまでが経費の条件に当てはまるのか明らかにしておきましょう。

 

プライベートで使う

プライベートの飲食や買い物など、仕事用の決済と合わせて法人カードで支払ってしまうケースがあります。私的利用を防止するため、法人カードが必要な時にのみ従業員に渡すなどの対策をしましょう。

 

紛失や盗難で不正利用される

紛失や盗難により不正利用されることが考えられます。紛失や盗難に気づいた時は迅速にカード一時利用停止などの措置をとらなくてはいけません。カード停止方法を事前に確認しておくことが大切です。

マネーフォワード ビジネスカードのカード利用停止方法はこちら

 

退職した従業員が使う

法人カードを返却せずに退職した従業員が不正にカードを利用する場合があります。退職する際に「いつ法人カードを返却するのか」「退職後に不正利用したらどのような罰則があるか」を定め、明記しておきましょう。法人カードの回収で管理が煩雑になってしまうならば、普段から、法人カードを必要とする限られた従業員にしか渡さないことも効果的です。だからといって、一枚のカードを複数人で共有して使い回すとカード会社の利用規約違反になってしまうかもしれないので要注意です。

 

 

法人カードをよりよく利用・管理するためのチェックポイント

法人カードを業務効率化のために効果的に使うためのポイントを紹介します。

 

使い方やルールを周知する

法人カードを使うにあたって、ルールを作り、全従業員に知らせましょう。ルールを理解した上で適切に法人カードを利用することで、経費処理の手間を減らし業務を効率化できます。

 

ルールが守られているかチェックする

ルールが正しく守られているかを定期的にチェックしましょう。こまめに、定期的に確認をすることで、不正利用に早く気づくことができます。

 

ルールを破った際の罰則を決める

不正利用を防止するためにペナルティを決めておくことも効果的です。法人カードを私的に使うことは「業務上横領罪」になると周知することも抑止力となるでしょう。

 

ルールを複雑にしすぎない

法人カードを使う際のルールや工程を増やしすぎないようにすることも大切です。例えば、「急いでいるから現金で払おう」というように、制限が多すぎると結果的に法人カードを使いづらくなってしまう可能性があります。

 

カード利用にまつわる不明点の問い合わせ先を決める

法人カードの利用について不明点の問い合わせやルールの変更に対応するには担当責任者が必要です。法人カードに関することを取りまとめる担当者を決めておきましょう。

 

まとめ

法人カードを効果的に利用するためには、明確なルールを設定し、従業員に周知することが不可欠です。利用範囲や限度額を明確にし、定期的にルールの遵守状況をチェックすることで、不正利用を防ぎ、業務効率を向上させることができます。また、ルールを複雑にしすぎず、問い合わせ先を明確にすることで、スムーズな運用が可能になります。この記事を参考に、法人カードの利用と管理を最適化し、企業の経費管理をより効果的に行いましょう。